Criando tabelas no Access

O programa Access permite uma série de recursos não disponíveis no Excel. Também, sua capacidade de armazenamento de registros é muito maior.

Abra o Access (Fig 1). Ele logo pedirá um nome para o novo arquivo. Aberta a primeira tela ve-se um menu à esquerda. "Tabelas, Consultas, Formulários..." etc. Trabalharemos agora apenas com as Tabelas e Consultas. Clicando em Tabela ele dá as opções de criar tabelas. Usemos a opção "Criar tabela no modo design". Clique aí.

Figura 1.

Abre-se a nova tabela no modo "Design" (Figura 2). A tabela pode ser mostrada em vários modos [para mudar de modo vá ao ícone "exibir"]. O modo "Design" é o modo de criação da tabela. 

Figura 2.

Cada “campo”, corresponderá a uma coluna na tabela que criaremos. Digite o nome das variáveis que irão em cada coluna. Por exemplo, se quisermos criar um banco para transportar os nossos registros que já estão no Excel, temos que criar uma tabela perfeitamente correspondente àquela que temos lá: espécie, subespécie, documentação, ano, data, localidade, etc. Os nomes das colunas podem ser diferentes, mas sempre se referindo ao mesmo dado.

Digite o nome da variável em “Campo”, por exemplo: “Nome científico”. Em “Tipo de dados” opte por “texto” (para abrir as opções, clique sobre a casela e verá um setinha. Clique sobre a setinha e terá as opções para o campo). Ou seja, a variável “Nome científico” é escrita por meio de um texto. No quadro que aparece mais abaixo (ainda em branco na Fig. 2), atente apenas para o “Tamanho do campo”. Neste caso, 50 caracteres serão suficientes para escrever o nome das espécies, nenhum nome ultrapassa esse valor. Mas no campo "Observações" talvez seja necessário um número maior de caracteres. No campo "Ano" opte por "número". Em "Data" opte por "Data/hora". [Mas note o seguinte: se fizer essas opções, deverá entrar com dados que atendam rigorosamente a esses tipos de dados. Eventualmente entrará com um valor para ano assim: "2000-2005", ou seja, o registro foi feito em algum desses anos, entre 2000 a 2005. É muito frequente na literatura resgatarmos informações deste tipo. Da mesma forma com relação à data. Portanto, talvez seja melhor deixar o tipo de dados como "texto", tanto para ano como para data.  

Ao fechar a tabela o Access pede para dar um nome a ela. E em seguida pergunta se não vai querer colocar a “chave primária”. Opte que sim. O Access cria automaticamente um campo “código” com a chave primária. No menu ao alto poderá ver o ícone da chave primária (é o desenho de uma chavinha). Você pode optar por colocar a chave primária em algum dos campos que criou (marque o campo e clique sobre a chavinha). Resultado: o dado que entrar neste campo que tem a chave primária não poderá ser nunca repetido. É útil, por exemplo quando se faz uma lista de pessoas (clientes) onde entra o CPF destes. O CPF, naturalmente, nunca pode se repetir. Utilizaremos depois esse recurso para obtermos listas de aves sem duplicidades com o uso do Access. Dado o nome à tabela e aceita a chave primária o Access fecha a tabela e volta para a tela da Figura 1. Só que agora você já vê, no quadro branco, que a tabela que criou já está lá. Clique sobre ela para abrí-la. Ela se abrirá no modo "Folha de Dados", que mostra a tabela com todos registros.

Exercício

Crie uma tabela tendo as mesmas variáveis do arquivo “Banco de Registros”, do Excel. Antes que o Excel o faça, acrescente um último campo "Código" (com o tipo de dado: numeração automática) e coloque nele a chave primária.  Nomeie essa essa tabela de "Registros". No modo "Design" terá então uma tabela igual à mostrada na Figura 3. 

Figura 3. 

No modo "Folha de Dados" será mostrada a tabela com seu conteúdo (por enquanto vazia), como na Figura 4. Note que pode acertar a largura das colunas, adequando-a ao conteúdo de cada coluna.

Figura 4.

A tabela está pronta para receber os dados. Basta copiar o conteúdo das colunas do Excel e colar nas colunas do Access (cola-se como no Excel: marque a primeira linha da tabela do Access e dê o comando colar).

O Access trabalha basicamente relacionando tabelas. Para relacionar uma tabela com outra é preciso que nelas exista uma  variável com o mesmo nome. Em geral relacionaremos tabelas por meio do campo “Nome científico”.

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