Para cada espécie detectada no levantamento indica-se as condições em que se deu o registro e o processo decisório utilizado para a diagnose da espécie (Vide tabela mais adiante). Havendo várias condições e processos decisórios envolvidos, por uma questão de simplificação, pode-se eleger a situação mais confiável, como por exemplo, aqueles que envolvem documentação (coleta de pele, fotografia, filmagem, gravação de voz, ou outra evidência física de igual valor documental), em seguida os que se basearam na visualização e audição de voz, e estes dados foram checados em guia de campo e gravação de voz publicada, e assim por diante. Algumas vezes, entretanto, será interessante indicar mais de um critério, quando isto implicar em aumento da confiabilidade. Por exemplo: ave visualizada cantando: o critério poderá ser: identificada com base em "guia de campo (confirmação visual) + canto publicado (confirmação da voz)" e também: " conhecimento prévio de campo dos observadores (da ave com base em guia de campo e da voz com base em experiência própria)". Este segundo critério atesta a experiência de campo do observador.

Se o objetivo do trabalho é simplesmente constatar a presença da espécie na área em algum momento, ou seja, sua ocorrência na área, pode-se fazer uma validação geral, ou seja, decorrente de todos os registros desta espécie na área. Por outro lado, se interessa verificar a ocorrência da espécie na área em diferentes momentos (sazonalidade, etc) então o processo de validação deve ser feito para cada registro (um registro é toda vez que a espécie é detectada na área). Com a prática, o observador se acostumará a fazer todo registro utilizando as notações de validadação. Ao invés de marcar um "x" em seu check-list, marca a notação de validação do registro. Mesmo assim, numa mesma jornada de observação poderão ser feitos diversos registros da mesma espécie. Opta-se neste caso pelo de maior confiabilidade. Se o objetivo do trabalho é verificar a distribuição da espécie numa área, de acordo com os diversos ambientes, torna-se necessário validar separadamente os registros feitos em cada um destes ambientes.

Validação dos observadores

No caso de observadores que trabalham juntos, para cada identificação registrar com símbolos indicativos de cada um, os observadores que concordaram com a diagnose. Também é interessante apresentar um "curriculum" mínimo de cada observador. Não se trata de um curriculum tradicional, mas de dados que indiquem a capacidade de campo do observador. Entre outras informações sugere-se as seguintes:

formação profissional e acadêmica

life-list (número de espécies brasileiras já observadas em campo)

trabalhos de levantamentos já realizados, publicados ou não: indicar localidade, período, total de horas de observação, total de espécies observadas

Mesmos dados anteriores e outros, incluindo formação acadêmica, local de trabalho, dos colaboradores que auxiliaram de alguma forma nas identificações. Indicar a participação destes colaboradores nos Materiais e Métodos.

Validação das publicações utilizadas como referencial para identificação

Todos os materiais publicados utilizados como referencial para a identificação, tais como guias de campo, livros texto, CDs, fitas K-7, sites na Internet, etc, devem ser indicados nos Materiais e Métodos e, quando pertinente, nas referências bibliográficas. Indicar também outros recursos utilizados, como visitas a museus, zoológicos, criadouros, etc.

Validação dos equipamentos utilizados

Discriminar todos os equipamentos utilizados para observação e documentação, indicando especificações de cada um deles: aumentos, marcas, etc. Normalmente esta informação é incluída nos Materiais e Métodos. Entre outros discriminar: binóculos, lunetas, máquinas fotográficas, filmadoras, gravadores, microfones, parábola.

No caso de espécies pouco comuns e parecidas com outras, como espécies gêmeas, deve ser apresentado um arrazoado dos motivos que levaram a decidir pela diagnose feita. Descrever os caracteres diferenciais observados. Relacionar também caracteres "negativos", ou seja, não observados e que existem nas espécies que podem se confundir com aquela que estamos diagnosticando. Distribuição geográfica pode ser também um elemento distintivo, embora nem sempre decisivo. Lembrar da possibilidade de algum escape de cativeiro, expansão da distribuição geográfica, rota migratória desconhecida e outras situações. É desejável dispor-se para a região estudada, de uma relação de todas as espécies confundíveis, a serem checadas toda vez que detectadas.

Os registros não identificados, ou registros sobre os quais ainda paira alguma dúvida, também deverão ser incluídos nos Resultados, à parte da lista principal. Neste caso deve-se fazer para cada registro um relato detalhado incluindo: descrição da ave, descrição do canto, descrição das condições em que foi feito o registro (data, horário, ambiente, comportamento da ave, etc), e todos os demais dados que possam ajudar na diagnose. Indicar possível ou possíveis diagnoses.

Informações pessoais sobre ocorrências também poderão constar à parte da lista principal, indicando-se a(s) fonte(s) das informações.